Kuidas kirjutada arvutis eriti pikki e-kirju, kasutades ainult kõnet

Avaleht » Windows » Kuidas kirjutada arvutis eriti pikki e-kirju ainult kõnet kasutades

Kui veedad oma päeva e-kirjadele vastates, oled ilmselt juba mitu korda mõelnud, et me kirjutame palju aeglasemalt kui räägime . Naljakas on see, et vaimselt suudame keerulise idee valjusti mõne sekundiga ära seletada, aga seejärel kulutame mitu minutit sama sõnumi tippimisele, et see "ilusaks" muuta.

Hea uudis on see, et te ei pea enam kannatama: saate oma arvutis ülipikki e-kirju kirjutada lihtsalt rääkides , kasutades ära Microsoft 365 dikteerimisfunktsioone, Windowsi ja macOS-i loomulikke funktsioone või isegi spetsiifilisi laiendusi, mis muudavad teie kõnesõnumid viimistletud ja professionaalseteks e-kirjadeks. Altpoolt leiate üksikasjaliku selgituse nende tööriistade toimimise, seadistamise ja isegi kirjavahemärkide või erisümbolite dikteerimise kohta erinevates keeltes.

Miks tasub oma e-kirju dikteerida, mitte trükkida?

Esimene asi, mida tuleb mõista, on see, et me suudame lugeda umbes kaheksa korda kiiremini kui trükkida . See tähendab, et iga kord, kui istud klaviatuuri abil pikka e-kirja kirjutama, töötad oma tegelikust mõtlemis- ja suhtlemiskiirusest murdosaga.

Hinnanguliselt veedab keskmine töötaja umbes 28% oma tööpäevast meilide haldamisega . Kui märkimisväärne osa sellest ajast kulub trükkimisele, ülevaatamisele ja ümberkirjutamisele, raiskate märkimisväärselt aega, mida saaks pühendada väärtuslikumatele ülesannetele.

Seevastu sõnumi dikteerimisel räägite praktiliselt sama kiiresti kui lugeda suudate . See võimaldab teil saata e-kirja vaid mõne minutiga, mille käsitsi kirjutamine võtaks oluliselt kauem aega. Lisaks jäädvustate midagi, mida on klaviatuuril väga raske edasi anda: tooni – selle soojuse, pakilisuse või emotsionaalsete nüansside segu, mis lihttekstis sageli kaotsi läheb.

Teine oluline detail on see, et tänu tänapäevastele kõnest tekstiks teisendamise süsteemidele ei pea te enam installima keerulisi programme ega maksma kallite litsentside eest . Microsoft integreerib dikteerimise Outlooki ja ülejäänud Office'isse, Windows sisaldab kõnetuvastust, macOS pakub süsteemitasemel dikteerimist ja nagu sellest veel vähe oleks, on ilmunud spetsiaalsed e-posti tööriistad nagu VoicyMail, mis pakuvad teile lõplikku, vormindatud teksti saatmiseks valmis.

Kuidas kasutada Outlookis ja Microsoft 365-s dikteerimist, et kirjutada e-kirju häälega

Microsoft 365 ökosüsteemis sisaldab Outlook dikteerimisfunktsiooni, mis teisendab teie hääle reaalajas tekstiks . See ühildub klassikalise töölauaversiooni, uue Outlooki ja Outlook for Maciga, kui teil on toimiv mikrofon ja stabiilne internetiühendus.

Meilide dikteerimine Outlooki klassikalises versioonis (Windows)

Klassikalises Outlooki töölauaversioonis häälkäskluste abil meilide kirjutamine on väga lihtne. Oluline on sisse logida oma Microsoft 365 kontoga ja veenduda, et teie arvutil on töötav mikrofon.

1. Loo uus e-kiri või vasta olemasolevaleAva Outlook ja klõpsa sõnumil, millele soovid vastata, nupul „Uus e-kiri” või „Vasta”.
2. Klõpsake sõnumi sisulSee tähendab, et piirkonnas, kuhu e-kirja tekst läheks.
3. Minge vahekaardile „Sõnum” ja klõpsake nuppu „Dikteeri”.Lindil kuvatakse spetsiaalne dikteerimisnupp.
4. Oodake, kuni nupp näitab, et see kuulabTavaliselt muudab see olekut või kuvab visuaalse indikaatori.
5. Ta hakkab normaalselt rääkima.Tekst ilmub ekraanile, kui sa räägid.

Peamine on see, et lisaks sõnadele saate häälkäskluste abil sisestada kirjavahemärke ja sümboleid : „koma”, „punkt”, „küsimärk”, „protsendimärk”, „at-märk” jne. Outlook tõlgendab neid käske ja paigutab need sobivasse kohta.

Dikteerimine Outlook for Macis

Macis on idee praktiliselt sama; ainult nupu asukoht muutub veidi. Peamine on see, et olete sisse logitud Microsoft 365-sse ja teil on Macis aktiivne mikrofon (sisemine või väline).

1. Ava uus e-kiri või vasta ühele Outlook Maci jaoks.
2. Tööriistaribal Leidke nupp "Dikteeri" ja klõpsake seda..
3. Kui diktsioon on valmis, hakka loomulikult rääkima ja näed, kuidas e-kiri ennast kirjutab.

Kirjavahemärkidega on toimimine sarnane: märkide ja erimärkide (kolmikpunkt, koolon, sulud jne) käske saab öelda ja need lisatakse õigesse kohta.

Meilide dikteerimine uues Outlookis

Kui kasutate Outlooki uusimat versiooni (ühendatud „uus Outlook“), töötab dikteerimine peaaegu identselt, mõningate liidese täiustustega, kuid kontseptsioon jääb samaks: valite sõnumi sisu, aktiveerite dikteerimise ja räägite.

1. Loo uus sõnum või vasta olemasolevale.
2. Klõpsake meili sisul et näidata, kuhu tekst kirjutatakse.
3. Minge vahekaardile „Sõnum“ ja vajutage nuppu „Dikteeri“..
4. Kui Outlook näitab, et see kuulab, Hakka oma e-kirja dikteerima täieliku normaalsusega, sealhulgas pärisnimed, numbrid ja kirjavahemärkide käsklused.

Huvitaval kombel ei salvesta Microsofti dikteerimisteenus teie heli ega transkribeeritud teksti jäädavalt . Teie hääl saadetakse Microsofti serveritesse ainult tekstiväljundi genereerimiseks, kuid seda ei salvestata muuks otstarbeks, mis leevendab paljusid privaatsusprobleeme ettevõtte keskkondades.

Häälkäsklused kirjavahemärkide, sümbolite ja vorminduse jaoks erinevates keeltes

Tõeline tootlikkuse hüpe tuleb siis, kui hakkate omandama häälkäsklusi kirjavahemärkide, sümbolite, reavahetuste või uute lõikude loomiseks . Koma või ellipside tippimiseks klaviatuuri juurde naasmise asemel ütlete need valjusti ja tööriist trükib need teie eest.

Microsoftil on väga ulatuslik nimekiri konkreetsetest käskudest kümnete keelte ja piirkondlike variantide jaoks : hispaania, inglise, prantsuse, saksa, itaalia, portugali, hiina, jaapani, araabia, vene, heebrea, hindi, korea, rootsi, taani, hollandi, soome, poola, rumeenia, tšehhi, ungari, kreeka, horvaadi, bulgaaria, sloveenia, eesti, leedu ja paljude teiste, lisaks paljudele India keeltele (gudžarati, marathi, tamili, telugu jne).

Näide käskudest hispaania keeles

Hispaania keeles dikteerides tunneb teie hääl ära hulga käske. Näiteks võite öelda „punkt“, „koma“, „küsimärk“, „hüüumärk“ või „algav küsimärk“, et see sisestaks vastavad märgid (¿ ? ¡ ! jne).

Järgmise rea alustamiseks või uue tekstiploki avamiseks võite kasutada ka selliseid käske nagu „uus rida”, „reavahetus” või „uus lõik” , mis on väga kasulik pikkade meilide struktureerimiseks ilma klaviatuuri puudutamata.

Hispaania keele dikteerimissüsteem võimaldab teil anda kasutajale ka juhiseid koolonite, semikoolonite, jutumärkide, ümarsulgude, nurksulgude, sidekriipsude, ellipside või apostroofide sisestamiseks lihtsalt kirjavahemärgi nime lausudes. Sama kehtib selliste sümbolite kohta nagu ät-märk (@), tärn (*), punkt (*), alakriips (*), ja-märk (&) või kraadimärk (*).

Matemaatilisel tasandil saate dikteerida „protsendimärki“, „teemamärki“, „plussmärki“, „miinusmärki“, „korrutusmärki“, „jagamismärki“, „võrdusmärki“, „pluss- või miinusmärki“, „väiksem kui märki“ või „suurem kui märki“ . Samuti tuntakse ära käsud kõige levinumate valuutade – dollari, naelsterlingi, euro ja jeeni – jaoks.

Kirjavahemärkide käsud teistes keeltes

Kui töötate rahvusvahelises keskkonnas või dikteerite e-kirju teistes keeltes, pakub süsteem iga keele jaoks kohandatud käske . Näiteks inglise keeles saate öelda muuhulgas „punkt“, „koma“, „küsimusmärk“, „hüüumärk“, „koolon“, „semikoolon“, „tsitaadi avamine“, „tsitaadi sulgemine“, „sulgude avamine“, „sulgude sulgemine“, „teemamärk“, „plussmärk“ või „väiksem kui märk“.

Sarnased asjad juhtuvad prantsuse, saksa, itaalia, portugali ja hollandi keeles: iga kirjavahemärgi, matemaatilise sümboli, valuuta või lihtsa emotikoni (naerunäod, südamed jne) jaoks on olemas märksõnad. Igal keelel on oma aktsepteeritud fraaside loend, seega saab süsteem aru nii formaalidest variatsioonidest kui ka tavalistest kõnekeelsetest väljenditest.

Erinevate tähestikega keelte (araabia, vene, kreeka, heebrea, jaapani, hiina, korea jne) puhul sisaldab dikteerimisfunktsioon ka spetsiifilisi käske sidekriipsude, jutumärkide, sulgude, hüüumärkide ja küsimärkide ning protsendi- ja valuutasümbolite jaoks . See võimaldab teil kirjutada ametlikke, tehnilisi või finantskirju oma emakeeles täpsust kaotamata.

Lisaks sisaldavad mõned keeled häälkäsklusi lihtsate emotikonide , näiteks „naeratava näo”, „kurva näo” või „südame emotikonide” sisestamiseks, mis võivad olla kasulikud vähem formaalsetes meilides või kiires suhtluses kolleegidega.

Toetatud keeled ja eelvaateversioonid

Vaikimisi on dikteerimine tavaliselt seatud inglise (Ameerika Ühendriigid) keelele, kuid Microsoft haldab eelvaaterežiimis loendit täielikult toetatud keeltest ja teistest . Eelvaates olevad keeled võivad olla veidi vähem täpsed või neil võivad olla mõnevõrra piiratumad kirjavahemärkide funktsioonid, kuid need on siiski igapäevaste meilide jaoks täiesti kasutatavad.

Ettevõte lisab uusi keeli ja murdeid järk-järgult , seega isegi kui räägite vähem levinud keelt, on hea mõte dikteerimiskeelte loendit perioodiliselt kontrollida, sest tugi ilmub tõenäoliselt aja jooksul.

Dikteerimise ja privaatsuse konfigureerimine Outlookis

Lisaks nupule „Dikteeri“ pakub Outlook spetsiaalset sätete menüüd, millele pääseb ligi hammasrattaikooni kaudu . Sealt saate erinevaid parameetreid kohandada, et kogemust oma töövoogudega kohandada.

Sellel paneelil on üks põhipunkte kõnekeel : rippmenüüst saate valida keele, milles dikteerite, seda vajadusel muuta ja vaadata, millised automaatsed kirjavahemärgid on selle konkreetse keele jaoks lubatud.

Samuti on oluline kontrollida mikrofoni seadeid . Dikteerimisseadetest endilt näete, millist sisendseadet kasutatakse (sülearvuti sisemine mikrofon, USB-kõrvaklapid, lauaarvuti mikrofon jne) ja saate seda vajadusel muuta, et transkriptsiooni kvaliteeti parandada.

Teine huvitav säte on automaatne kirjavahemärkide lisamine . Kui teie keel seda toetab, saate selle valiku lubada või keelata, et süsteem saaks punkte ja komasid teie kõne ajal tehtud pauside põhjal intelligentsemalt sisestada. See võib olla väga mugav kiirete meilide puhul, kuigi saate alati käsitsi parandada kõike, millega te rahul pole.

Lõpuks on olemas solvava keele filter , mis võimaldab potentsiaalselt tundlikke sõnu tärnidega varjata. See on kasulik, kui dikteerite valjusti jagatud keskkondades või kui soovite lihtsalt veenduda, et e-kirjas ei ilmuks ühtegi problemaatilist terminit sellisena, nagu see on.

Privaatsuse osas selgitab Microsoft, et nad ei salvesta heliandmeid ega teie häälest genereeritud teksti jäädavalt . Protsess hõlmab teie heli saatmist pilveteenustesse tekstiks teisendamiseks ja seejärel selle tagastamist teie dokumendile või e-kirjale, kuid ilma seda hilisemaks kasutamiseks salvestamata. Lisateabe saamiseks käsitletakse nende dokumentatsiooni "Office'i ühendatud kogemusi", kus nad kirjeldavad seda tüüpi protsesse üksikasjalikult.

Meilide dikteerimise lubamine Macis: macOS-i dikteerimise kasutamine

Kui te ei eelista Outlooki sisseehitatud dikteerimist või kui kasutate teisi e-posti kliente, näiteks Gmaili või Apple Maili, saate kasutada macOS-i sisseehitatud dikteerimist ( õpetused Maci maksimaalseks kasutamiseks ), mis töötab praktiliselt igas süsteemi tekstiväljas.

1. samm: dikteerimise lubamine macOS-is

Macis hääle tekstiks teisendamiseks tuleb kõigepealt lubada süsteemieelistustes dikteerimisfunktsioon . Protsess on ligikaudu järgmine:

1. Klõpsake Apple'i ikooni (üleval vasakul) ja sisestage „Süsteemi eelistused”.
2. Valige suvand „Klaviatuur” seadete menüüs.
3. Dikteerimise aktiveerimine Valige asjakohaselt vahekaardilt suvand täiustatud dikteerimise kasutamiseks, kui see on saadaval.

Täiustatud dikteerimine võimaldab osal hääletuvastusest töötada isegi võrguühenduseta režiimis ning parandab mõnikord reageerimiskiirust väga pikkade meilide kirjutamisel või pika pideva dikteerimise korral.

2. samm: dikteerige e-kiri Gmailis, Outlookis või Apple Mailis

Kui olete süsteemidikteerimise lubanud, saate seda kasutada mis tahes e-posti rakenduses: Gmailis brauseris, Outlookis Macile või Apple Mailis . macOS konfigureerib tavaliselt vaikimisi otsetee, mis hõlmab dikteerimise alustamiseks funktsiooniklahvi (Fn) topeltvajutamist .

Sellele otseteele vajutamisel hakatakse ekraanile tippima kõike, mida ütlete , sealhulgas kirjavahemärkide käske („koma”, „punkt”, „uus lõik” jne), nii et saate kirjutada väga pikki e-kirju ilma klaviatuuri peaaegu puudutamata.

Windowsi kõnetuvastuse aktiveerimine meilide dikteerimiseks

Windowsi puhul saate operatsioonisüsteemi enda kõnetuvastust kasutada ka e-kirjade dikteerimiseks mis tahes platvormil , olgu selleks siis Gmail brauseris või Outlook töölaual (vt meie Windowsi ja hõlbustusfunktsioonide õpetusi ).

1. samm: Kõnetuvastuse seadistamine Windowsis

Esimene samm on kõnetuvastussüsteemi lubamine ja kerge treenimine. Üldiselt on töövoog järgmine:

• Avage juhtpaneel Windows
• Sisestage jaotis „Lihtne juurdepääs”.
• Klõpsake nuppu "Hääletuvastus".
• Valige suvand „Käivita hääletuvastus”.
• Häälestusviisardis puudutage valikut “Järgmine” ja valige mikrofoni tüüp, mida kavatsete kasutada (kõrvaklapid, lauamikrofon jne).
• Tee süsteemi soovitatud helitestid helitugevuse ja selguse kalibreerimiseks.
• Valige, kui soovite käsitsi või häälega aktiveerimine (öelge selle aktiveerimiseks käsk).
• Otsustage, kas hääletuvastus on See käivitub automaatselt arvuti sisselülitamisel. Või käivitad selle ise, kui vaja.

Sõltuvalt teie kasutatavast Windowsi versioonist on ekraanipiltides ja valikutes väikeseid erinevusi, seega kui midagi täpselt ei sobi, võite vaadata oma Windowsi versiooni Microsofti kiirjuhendit .

2. samm: dikteerige e-kirju mis tahes kliendis

Kui hääletuvastus on lubatud, saate dikteerida teksti Gmaili, Outlooki või mis tahes muu arvutis kasutatava meilikliendi kirjutamisväljadele . Tavaliselt pole selle aktiveerimiseks kõigis rakendustes ühte otseteed, seega on lihtsaim viis jätta hääletuvastustööriist kirjutamise ajal avatuks.

Nii nagu macOS-is, transkribeeritakse teie hääl otse sõnumi sisusse, säilitades kõik teie kasutatud kirjavahemärgid ja reavahetused . See on väga tõhus viis suurte meilide, aruannete või projektivärskenduste koostamiseks ilma, et peaksite kõike käsitsi kirjutama.

Levinud probleemide lahendamine meilide dikteerimisel

Nagu kõigel, mis vajab mikrofone ja internetiühendust, võib ka dikteerimisel esineda tõrkeid, mida tasub teada . Microsoft kirjeldab mitmeid levinud teateid ja olukordi koos soovitatud lahendustega.

Mikrofoni hõivatuse või kättesaamatuse vead

Kui Outlook kuvab teate, näiteks „Mikrofoni kasutab teine ​​rakendus” , on see tavaliselt tingitud sellest, et teil töötab mõni muu videokõnede, salvestus- või dikteerimistööriist, mis blokeerib heliseadme.

Sellisel juhul sulgege või peatage lihtsalt kõik mikrofoni kasutavad programmid (Zoom, Teams, helisalvesti, mõni muu paralleelselt töötav dikteerimisprogramm jne) ja proovige Outlookis dikteerimine uuesti aktiveerida.

Mõnikord võidakse kuvada teateid nagu „Mikrofoni probleem”, „Mikrofoni ei tuvastatud” või „Mikrofon pole ligipääsetav ”. Sellistel juhtudel peaksite kontrollima järgmist.

• El Mikrofon on korralikult ühendatud. või kui see on sisemine, siis et süsteem selle ära tunneb.
• Windows või macOS luba rakendustel mikrofonile juurde pääseda kontorist.
• Mikrofon puudub. riistvara poolt vaigistatud (füüsiline lüliti, kõrvaklappidel olev nupp jne).

Kui dikteerimine ei kirjuta midagi või teeb palju vigu

Kui ekraanile ei ilmu rääkimise ajal teksti või kuvatakse täiesti valesid sõnu või lause osi on puudu , on vaja kontrollida mitut punkti:

• Veenduge, et teil oleks kiire ja stabiilne internetiühenduskuna suur osa tuvastamisest toimub pilves.
• Minimeeri taustamüra nii palju kui võimalikavatud aknad, tihedad vestlused, lärmakad ventilaatorid jne.
• Püüdma paremini väljenduda ning rääkida veidi aeglasemalt ja kaalutletumalteriti alguses, kuni süsteem teie häälega "harjub".
• Kontrollige, kas Mikrofon vajab draiveri värskendust või kui kasutate väga vana seadet, mis heli hästi ei salvesta.

Kui kasutate sülearvuti sisseehitatud mikrofoni ja leiate, et täpsus on ebapiisav, on tavaliselt hea mõte proovida mikrofoniga peakomplekti või välist USB-mikrofoni . Kvaliteedi erinevus on väga märgatav, kui dikteerite iga päev pikki e-kirju.

Meilide dikteerimine spetsiifiliste tööriistadega: VoicyMaili näide

Lisaks Microsofti loomulikele funktsioonidele ja operatsioonisüsteemidele on ilmunud tööriistad, mis on spetsiaalselt suunatud igapäevasele e-posti kasutamisele. Üks neist on VoicyMail, Chrome'i laiendus, mis on loodud suuliste sõnumite muutmiseks hästi kirjutatud e-kirjadeks.

Idee on väga lihtne: salvesta lühike ja pingevaba häälmärkus („Hei David, lükkame koosoleku homsele kella neljale, mul on konflikt“) ja laiendus genereerib automaatselt täieliku e-kirja teema, avatervituse, sidusa põhiteksti ja professionaalse lõpuga.

Tulemuseks on see, et saate rääkida oma loomulikul toonil, muretsemata täpse sõnastuse pärast, ja tööriist hoolitseb selle eest, et teisendada see viimistletud ja saatmiseks valmis sõnumiks . See on eriti kasulik nende värskenduste, sissejuhatavate või järelmeilide puhul, mida kirjutate ikka ja jälle.

Veel üks huvitav VoicyMaili omadus on privaatsusvalik , mis tuvastab ja maskeerib tundlikku teavet , näiteks e-kirju, telefoninumbreid ja muid isikuandmeid, mida te ei soovi sõnumi sisus sõna otseses mõttes avaldada.

Praeguses etapis pakutakse laiendust tasuta tagasiside kogumiseks ja toote täiustamiseks , mis võib olla hea võimalus, kui kirjutate päevas palju e-kirju ja soovite proovida tasuta erinevat töövoogu.

Lisanipp: saatke pikkade meilide asemel häälmärkmeid

Lisaks traditsioonilisele dikteerimisele on teatud meeskondades üha enam levinud harjumus: väga pika neljalõigulise e-kirja kirjutamise asemel salvestavad nad lihtsalt lühikese häälmärkme ja lisavad selle e-kirja või saadavad selle Slacki või Teamsi kaudu.

Idee seisneb selles, et paljudes olukordades piisab üheminutilisest suulisest uuendusest ja seda on lihtsam lugeda kui tohutut tekstiblokki, mida adressaat tõenäoliselt üle libistab.

See lähenemisviis toimib eriti hästi järgmistel juhtudel:

• Oleku värskendusedÜlemus või meeskond kuulab heli ja saab kõik teada ilma aruannet lugemata.
• Keerulised seletusedKeerulist protsessi on lihtsam suuliselt selgitada kui kirjutada tihedaid juhiseid, mida keegi ei loe.
• Vähendage koosolekute arvuPaljusid "kiireid kohtumisi" saab asendada paari vahetatud häälmärkmega.
• Tooni ja nüansside edastamiseksKiireloomulisust, irooniat või empaatiat on kõige parem tajuda häält kuulates.

Need, kes selle süsteemi kasutusele võtavad, teatavad tavaliselt 30–45 minuti kokkuhoiust päevas ning et inimesed mäletavad öeldut paremini kui ainult kirjaliku teksti saamist. Tõsi, mõne ettevõtte kultuuri jaoks võib see alguses tunduda liiga mitteametlik , kuid kui meeskonnad sellega harjuvad, peavad paljud seda inimlikumaks ja tõhusamaks.

Lõppkokkuvõttes võimaldab dikteerimise kombineerimine eriti pikkade meilide kirjutamiseks suuliste märkmete ja selliste spetsiaalsete tööriistadega nagu VoicyMail suhelda palju kiiremini, parema tooniga ja väiksema füüsilise pingutusega klaviatuuril . Kui organiseerite end hästi, saate oluliselt vähendada meilide kirjutamisele kuluvat aega, ohverdamata oma sõnumite selgust või professionaalsust.